【备用金管理规定】为规范单位或企业内部备用金的使用与管理，确保资金安全、合理、高效地用于日常运营及紧急支出，特制定本《备用金管理规定》。该制度明确了备用金的申请、审批、使用、报销及监督等流程，旨在提升财务管理水平，防范资金风险。
一、总则
1. 适用范围：本规定适用于公司内部各部门及员工因工作需要申请和使用的备用金。
2. 定义：备用金是指由单位预先拨付给员工或部门，用于临时性、小额支出的专项资金。
3. 管理原则：遵循“专款专用、限额使用、定期核销”的原则，确保资金使用合规、透明。
二、备用金申请与审批
| 项目 | 内容说明 |
| 申请条件 | 员工因业务需要，需提前预支一定金额用于采购、差旅、应急等事项。 |
| 申请流程 | 填写《备用金申请表》→ 部门负责人审核 → 财务部审批 → 发放备用金 |
| 审批权限 | 部门负责人审批额度一般不超过5000元；超过部分需经财务总监或分管领导批准。 |
三、备用金使用与报销
| 项目 | 内容说明 |
| 使用范围 | 仅限于与工作相关的支出，如办公用品采购、交通费、会议费、紧急维修等。 |
| 使用期限 | 备用金使用不得超过一个月，特殊情况需书面说明并经审批。 |
| 报销要求 | 使用完毕后须在7个工作日内提交发票、收据等凭证，并填写《备用金报销单》。 |
四、备用金管理职责
| 角色 | 职责说明 |
| 员工 | 负责正确使用备用金，及时提交相关票据，确保资金用途真实。 |
| 部门负责人 | 审核备用金申请的真实性，监督使用情况，防止滥用。 |
| 财务部门 | 负责备用金的发放、账务处理及报销审核，定期对账。 |
| 审计部门 | 对备用金使用情况进行不定期审计，发现问题及时纠正。 |
五、违规处理
| 情况 | 处理方式 |
| 未按用途使用 | 追回资金，并视情节轻重给予警告、通报批评或经济处罚。 |
| 虚报冒领 | 追回全部资金，并追究相关责任人的法律责任。 |
| 逾期不报 | 停止后续备用金申请资格，并纳入绩效考核。 |
六、附则
1. 本规定自发布之日起执行，由财务部负责解释和修订。
2. 各部门应根据本规定制定实施细则，确保落实到位。
3. 本规定适用于公司所有正式员工及合作单位相关人员。
总结：
《备用金管理规定》通过明确申请、审批、使用、报销及监督流程，有效保障了备用金的安全性和合理性。各相关部门应严格执行本规定，确保资金使用合法合规，提升整体财务管理效率。
